Формуляр документа

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности составляет формуляр документа. Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации составляет унифицированную форму документа.

Документы личного происхождения и по личному составу

Для отдельно взятых граждан важную роль играют документы по личному составу, сохранность которых позволяет определить стаж работы и особенности трудовой деятельности сотрудника. Эти документы формируются в личные дела.

Документы личного происхождения, которые в силу своей ценности собираются государственными архивами, хранятся постоянно. Документы по личному составу хранятся в зависимости от их вида: личные дела до 75 лет, приказы по кадрам от 3 лет. Значит, и специфика работы с этими категориями документов различается.

Документы личного происхождения проходят процедуру достаточно длительного научного описания, которое позволяет однозначно идентифицировать принадлежность каждого документа и определить его место в фонде. Заголовки этих дел хотя и типичны, но требуют качественной аналитической проработки.

Документы по личному составу формируются по двум основным признакам: алфавитному (личные дела) и номинальному (приказы). Внутри дела используется чаще всего хронологический признак и в том, и в другом случае. Заголовки дел типичны и однообразны.

Описание документов личного происхождения

Научное описание документов должно обеспечить научную разработку личных фондов, их учет, сохранность и использование в политических, народно хозяйственных, научных и социально-культурных целях. При описании фондов личного происхождения учитываются категория фонда, ценность его документов.

В процессе описания проводится необходимая научно-исследовательская работа по установлению авторства, времени создания документов, их подлинности и опубликованности, при этом используется научно-справочный аппарат государственного архива, печатные издания. При описании сложных по составу фондов работа над ними подлежит обсуждению на методической комиссии и методических совещаниях.